SOLUTIONS / 課題から探す
脱Excel・属人化した業務をシステム化したい
Excel やメール、紙に依存し、担当者しか分からなくなった業務を、使いやすいシステムへ移行して標準化・見える化します。
こんな課題はありませんか
Excel や手作業による運用が続くと、業務は少しずつ特定の担当者に依存していきます。次のような状況に心当たりがあれば、システム化を検討する時期かもしれません。
- 複雑な関数やマクロが組まれた Excel ファイルを、作成した担当者しか保守できない
- 同じ台帳を複数人が編集し、版の食い違いや上書き事故が起きる
- 申請や承認がメール・紙でやり取りされ、進捗や履歴を後から追えない
- 集計や転記を毎月手作業で繰り返し、ミスの確認に時間がかかる
- データが各部署のファイルに散在し、全体の状況をすぐに把握できない
- 担当者の異動・退職のたびに、業務の引き継ぎが大きな負担になる
解決アプローチ
属人化した業務の解消は、単一の製品を導入すれば終わるものではありません。業務の実態を整理したうえで、自動化に向くツール、本格的なWebシステム、AIによる補助、それらを支えるインフラを適切に組み合わせて構築します。
現場の業務フローを技術の観点から読み解き、どこを自動化し、どこを人が判断すべきかを見極めたうえでご提案します。
業務の変化に合わせてシステムを育てていける状態を、はじめから設計に織り込みます。
この組み合わせで実現します
課題の規模や緊急度に応じて、小さく始められるツールから本格的なシステムまでを段階的に組み合わせます。
進め方
数十のプロジェクト経験を体系化した開発手法「Reservoir Way」に沿って、認識のずれを早期に解消しながら段階的にシステム化を進めます。
- 業務の棚卸し・課題整理 現状の Excel や手作業の流れを一緒に洗い出し、自動化すべき箇所と人が判断すべき箇所を切り分けて整理します。
- 小さく作って確かめる 業務補助ツールや本物に近いプロトタイプを早期にお見せし、実際の操作感をもとに認識を合わせます。
- 本格システム化 合意した要件を機能単位の「スプリント」で順に作り込み、提示した金額・スケジュールの中で確実に仕上げます。
- 定着・改善 運用開始後も保守とエンハンスで伴走し、利用状況や業務の変化に合わせて継続的に改善します。